אוטומציה עסקית

בעידן שבו הזמן הוא המשאב היקר ביותר, ארגונים, מנהלים ובעלי עסקים מחפשים כלים שיאפשרו להם להישאר תחרותיים, לשפר תהליכים uלהגדיל רווחיות. הפתרון טמון באוטומציה עסקית, כלומר שילוב והטמעת תהליכים לשימוש בטכנולוגיות מתקדמות לביצוע משימות שגרתיות וחוזרות באופן אוטומטי, ללא מגע יד אדם.

מטרת אוטומציה עסקית היא לאפשר לצוותים להתרכז במשימות ובנושאי הליבה הדורשים יצירתיות, פתרון בעיות מורכבות ושיקול דעת, תוך חיסכון בעלויות תפעוליות, שיפור יעילות ומקסום תוצאות. כלי מרכזי שתומך במהפכה זו הוא חתימה דיגיטלית, והפתרונות של המערכת החכמה לעבודה עם מסמכים דיגיטליים וטפסים מקוונים הם דוגמה מצוינת לאופן שבו טכנולוגיה מתקדמת יכולה לחולל שינוי דרמטי, להגביר יעילות, לשפר תפוקה ולהציע שירות טוב יותר ללקוחות העסק.

הקטנת תהליכים ידניים במשימות נפוצות

רוב התהליכים העסקיים מורכבים ממשימות חוזרות ונשנות שגוזלות זמן יקר, כמו הדפסה, סריקה, שליחה ותיוק של מסמכים. לדוגמה, חתימה על חוזה חדש עם לקוח או אישור מסמכים מול ספקים דורשים במקרים רבים הדפסה של המסמך, חתימה פיזית, סריקה, שליחה חזרה ותיוק בקלסרים. תהליכים אלה נוטים להיות איטיים, עמוסים בבירוקרטיה וחשופים לטעויות אנוש.

משימות נפוצות שניתן לבצע כיום על ידי כלי אוטומציה עסקית:

• קליטת עובדים בארגון.
• שליחת עדכונים ודפי נכס מעוצבים להתרשמות
• שליחת מיילים ומסמכים דיגיטליים.
• הוצאת חשבוניות וקבלות.
• תיוק מסמכים וקבצים.
• תזמון פגישות.
• הזנת נתונים.
• ניהול תהליכים עסקיים חוזרים.
• ניהול רשימות תפוצה.

כדאי לדעת כי אוטומציה לעסקים, באמצעות כלי מתקדם טכנולוגית כמו מערכת GreenDeal, מבטלת את הצורך במשימות ידניות אלו לחלוטין. במקום הדפסה ותיוק פיזי, תהליך החתימה והאישור הופך לדיגיטלי מקצה לקצה. מסמכים נשלחים לחתימה דיגיטלית במייל או בוואטסאפ, נחתמים באופן מאובטח תוך שניות, ומקבלים אישור אוטומטי. אוטומציה של תהליכי חתימה ואישור מפחיתה טעויות אנוש, חוסכת זמן יקר ועלויות תפעוליות, משפרת את שירות הלקוחות, יוצרת בידול מהמתחרים ומאפשרת לייעל את תהליכי העבודה באופן משמעותי. כמו כן, כל תהליכי ניהול המשרד עוברים גם מה דיגיטציה, מגיוס הלקוח, הקמתו, דרך שליחת ההסכם ועד סגירת העסקה והוצאת החשבונית.

שיפור מהירות התהליכים העסקיים

אחד מהיתרונות הבולטים של אוטומציה עסקית הוא קיצור זמני הביצוע של תהליכים קריטיים. האוטומציה מאפשרת לארגונים להיות זריזים ויעילים יותר, להתאים את עצמם לשוק המשתנה ולספק שירות טוב יותר ללקוחות. כך לדוגמה, האוטומציה במערכת GreenDeal מאפשרת לעבוד עם מסמכים וטפסים דיגיטליים, והמסמכים נשמרים אוטומטית בארכיון דיגיטלי, וניתן לעבוד עם מסמכי PDF או וורד. למידע נוסף בנושא חתימה על מסמך PDF לחצו על הקישור.

• שירות לקוחות ותפעול: באמצעות אוטומציה ניתן לייצר מענה מהיר לפניות, לקצר תהליכי Onboarding (קליטת לקוחות חדשים) ולייעל את הטיפול בפניות שירות. כמו כן, האוטומציה משפרת את התקשורת הארגונית, ובכך משפרים ומייעלים את שירות הלקוחות. לדוגמה תהליכי חתימה דיגיטליים מקצרים באופן דרמטי את זמני ההמתנה לאישור מסמכים. במקום להדפיס הסכמים, המערכת של GreenDeal מאפשרת שליחה וניהול של מסמכים אלו באופן דיגיטלי, תוך מעקב אחר מצב החתימה בזמן אמת. האוטומציה מאפשרת שליחת מסמכים לחתימה למספר נמענים בו-זמנית, מזרזת את קבלת ההחלטות העסקיות ומסייעת לאנשי שירות, תפעול ומשאבי אנוש לנהל את תהליכי החתימה בפשטות ובקלות.
• מכירות ושיווק: מערכות משולבות בכלי אוטומציה יכולות לשלוח דפי נכס ואף לעקוב אחר תהליכי גיוס ולסייע בהגדלת ההכנסות. האוטומציה העסקית היא כלי יעיל המשפר תהליכי שיווק ומכירות בארגונים, כולל עסקים קטנים ובינוניים, והיא מקדמת את הארגון, משפרת מעורבות מצד הלקוחות, מחזקת מוניטין ונאמנות לקוחות. ראוי לציין כי מחקרים הוכיחו כי עסקים שיישמו כלי אוטומציה בתהליכי שיווק ומכירות רואים עלייה משמעותית בלידים החמים, בטראפיק לאתר וביחס ההמרה.
• פיננסים: תהליכים אוטומטיים מקצרים את זמני הדיווח, ומסייעים בניהול פיננסי מדויק יותר. לדוגמה, אוטומציה עסקית לעבודה עם מסמכים חשבונאיים כמו הוצאת קבלות וחשבוניות למשל.

כיצד אוטומציה עסקית מגבירה אמינות, אבטחה ובקרה בעסק?

אוטומציה עסקית לא רק מייעלת תהליכים, אלא גם הופכת אותם לבטוחים ומפוקחים יותר. היא מפחיתה את הסיכון לטעויות אנוש ומספקת שקיפות מלאה.

שילוב של אוטומציה עסקית עם פלטפורמת GreenDeal מבטיח זיהוי ואימות של החותמים, ומונע זיופים והתחזות. המסמך הדיגיטלי החתום מוגן על ידי טכנולוגיות הצפנה מתקדמות, וכל שינוי במסמך לאחר החתימה מזוהה מיד. כך, חתימה דיגיטלית מבטיחה שהמסמך עומד בכל דרישות הרגולציה המחמירות, תוך שהיא מגבירה את האמינות והבקרה על תהליכי העבודה.

אינטגרציה חלקה עם מערכות ניהול קיימות

האוטומציה בעבודה ובעסק מגיעה לשיא יעילותה כאשר היא משתלבת עם מערכות הניהול הקיימות בארגון. במקום שהמערכות יעבדו בנפרד, אינטגרציה מלאה מאפשרת להן "לדבר" אחת עם השנייה ולייצר זרימת עבודה רציפה. לדוגמה, מידע שהוזן במערכת CRM יכול לשמש ליצירת חוזה אוטומטי, שיישלח לחתימה באמצעות מערכת GreenDeal.

איך עובדת אוטומציה עסקית?

באופן כללי, אוטומציה לעסקים מבוססת על יצירת תסריטים (workflows) המגדירים את רצף הפעולות שיש לבצע. תסריט כזה יכול להיות פשוט, לדוגמה כאשר מגיע מייל חדש, שלח הודעה לצוות, או תהליך מורכב כמו שליחת חשבונית באופן אוטומטי כאשר לקוח חותם על מסמך, פתיחת תיק לקוח ועדכון הסטטוס במערכת CRM . הכלים השונים מאפשרים למנהלים לבנות תסריטים כאלה באמצעות ממשק פשוט, ללא צורך בידע בתכנות.

האוטומציה העסקית כוללת 3 שלבים מרכזיים:

• טריגר שגורם לאוטומציה להיכנס לפעולה.
• פעולה שתבוצע לאחר הפעלת הטריגר.
• תנאים לניתוח האוטומציה למסלול מסוים.